Comment répondre à un marché public ?

La personne morale de droit public fait appel aux entreprises compétentes dans le cadre des marchés publics. En France, un code des marchés publics définit les modalités de ces prestations. Elles constituent une véritable manne pour les entreprises. Non seulement elles leur font gagner de meilleures plus-values, mais aussi de la notoriété. Découvrez dans cet article la démarche pour bien répondre à un marché public.

Avant toute chose, se faire connaître

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La popularité est très importante quand il s’agit de marché public. À cet effet, vous pouvez prendre rendez-vous avec les acheteurs publics tout en laissant vos coordonnées. Ainsi, vous serez contacté dans le cadre des marchés gré à gré ou des MAPA (Marchés à Procédure Adaptée). Consultez  Conseil Services Collectivités pour avoir des avis éclairés.

Dans le cadre des marchés gré à gré, l’acheteur public a le droit de se mettre en contact directement avec l’entreprise choisie. En ce qui concerne les MAPA, ce sont les acteurs qui déterminent les modalités de mise en concurrence pour le marché public.  Et ceci, en fonction de sa taille, la nature du marché et le nombre de concurrents possible. Par ailleurs, vous pouvez vous enregistrer sur le site d’OSEO et vous servir de l’outil de veille mis gratuitement à votre service.

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Préparez le dossier à soumettre pour répondre au marché public

Vous devez avoir à disposition un dossier type à actualiser plusieurs fois par an selon la mission ou le marché. Le dossier doit contenir une réelle présentation de votre entreprise, de même que son organisation par secteur d’activité. Il faudra y mentionner les références clients et les capacités techniques et humaines pour exécuter la mission.

Aussi doivent y figurer, les CV prouvant votre savoir-faire. Les avantages concurrentiels, les certifications et les références y seront aussi les bienvenues. Ensuite, insérez-y les attestations annuelles qui prouvent que vous êtes à jour de vos obligations fiscales et sociales : DC7.

À cela, vous devez ajouter votre Kbis de moins de trois mois et une copie des attestations d’assurances. Par ailleurs, des formulaires tels que les DC1 DC2 à DC7 à imprimer sur le web doivent également y figurer. Le Trésorier Payeur Général peut demander le  DC7 tous les ans. Cela lui permet de vérifier si l’entreprise est à jour de ses obligations.

Donner une réponse technique à l’offre

Il est impératif d’établir un mémoire technique pour répondre à l’offre en vous référant aux Cahiers des Clauses Générales Administratives ou Techniques (CCAG ou CCTG). Au fait, vous devrez suivre à la lettre, les demandes que l’acheteur public a établies dans le règlement de consultation ou celui des MAPA.

Le mémoire technique contiendra entre autres, la méthodologie adoptée, l’utilisation des moyens humains et techniques à mettre en œuvre pour exécuter les missions. Aussi, faites figurer dans le mémoire le planning complet à suivre pour réaliser la mission.

Lorsque vous êtes retenu pour exécuter la mission, pensez à envoyer votre facture au fur et à mesure que vous évoluerez dans son exécution. Ceci doit être fait en tenant compte du chronogramme de paiement figurant au marché émanant de l’acheteur public.

Analyser les critères de sélection du marché public

Une fois que vous avez rassemblé tous les documents nécessaires, vous devez ensuite analyser les critères de sélection du marché public. Les critères exigés figurent dans le cahier des charges. Il s’agit d’une liste exhaustive et détaillée des besoins recherchés par l’administration.

Certains critères sont considérés comme éliminatoires. Cela signifie que si vous ne remplissez pas ces conditions, votre dossier sera rejeté directement sans être étudié en profondeur. Par conséquent, pensez à bien lire le cahier des charges et vérifier son admissibilité aux différents critères.

Les autres critères sont alors classés par ordre d’importance selon une note qui leur est attribuée. Cette notation peut être sur 100 points ou plus et permettra à la commission d’appel d’offres de choisir la meilleure offre.

Il est donc crucial pour votre entreprise de mettre en avant ses compétences techniques ainsi que sa qualité professionnelle afin d’obtenir une bonne note lors du classement final. Vous devrez aussi proposer un prix attractif tout en conservant une marge suffisante pour assurer la rentabilité de votre entreprise.

Préparer une proposition financière compétitive et réaliste

Une fois que vous avez correctement analysé le cahier des charges, il faut vérifier vos coûts réels. N’oubliez pas tous les aspects tels que la main-d’œuvre, l’équipement et le matériel nécessaires pour mener à bien ce marché public. Dans votre calcul, prenez en compte aussi toutes les dépenses indirectes qui ne sont pas directement liées au projet mais qui auront un impact financier néanmoins, telles que la gestion administrative et la communication avec l’administration publique.

Il faut prendre en compte une marge bénéficiaire réaliste. Proposer un prix trop bas pourrait avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise si vous deviez faire face à des imprévus non anticipés lors de l’exécution du projet.

Gardez donc en tête qu’une proposition financière doit être compétitive sans sacrifier sa qualité ou sa rentabilité. Une fois établie, cette dernière partie importante dans votre dossier sera prête avant son dépôt officiel selon les règles administratives imposées par l’appel d’offres sélectionné !

Comprendre les enjeux juridiques et administratifs des marchés publics

Au-delà de la partie financière, pensez à bien comprendre les enjeux juridiques et administratifs des marchés publics. Effectivement, ce type de contrat obéit à une réglementation stricte qui assure la transparence et l’équité dans le choix du prestataire.

Pensez à bien vous renseigner sur les lois et règlements applicables au marché public concerné. Il peut s’agir d’un code spécifique ou encore du respect des principaux textes-cadres comme celui relatif aux contrats publics (ordonnance n°2015-899). Une connaissance approfondie de ces documents permettra d’éviter tout risque juridique lors du dépôt de votre dossier.

D’autre part, pour répondre efficacement à un appel d’offres public, vous devez aussi maîtriser les procédures administratives liées à la passation du marché. Cela concerne par exemple la rédaction des candidatures ou encore l’utilisation correcte des différentes plateformes en ligne dédiées aux appels d’offres.

Vous devez aussi vérifier que votre entreprise remplit toutes les conditions exigées par le pouvoir adjudicateur : capacités économiques et financières suffisantes ainsi qu’une solide expérience professionnelle liée au domaine visé. Préparée, votre réponse sera mieux armée face à vos concurrents !

Mettre en place une stratégie de suivi et de relance pour maximiser ses chances de réussite

Une fois votre proposition financière et technique envoyée, il faut relancer le pouvoir adjudicateur pour maximiser vos chances de réussite. Pour cela, vous pouvez mettre en place une stratégie de suivi. Cette dernière peut se faire par téléphone ou par mail. Le but étant d’obtenir des informations sur l’état du dossier.

Il est aussi recommandé de demander un retour écrit à chaque échange avec le pouvoir adjudicateur. Cela permettra non seulement d’avoir des preuves écrites, mais aussi d’éviter tout malentendu qui pourrait s’avérer préjudiciable lors du choix final.

Si la réponse n’est pas favorable, ne baissez pas les bras ! Effectivement, beaucoup d’appels d’offres font l’objet de recours judiciaires voire même administratifs. N’hésitez pas à consulter les services juridiques spécialisés dans ce domaine pour bénéficier des meilleurs conseils.

Gardez en tête que répondre à un marché public demande du temps et une bonne organisation interne. Lorsque vous décidez de postuler pour un appel d’offres public, il faut impérativement impliquer toutes les parties prenantes au projet dès le début afin qu’ils soient eux aussi investis dans la réussite finale.

Mettre en place une stratégie solide avant même la réponse à l’appel d’offres vous permettra ainsi d’envisager tous les scénarios possibles, de gagner du temps et surtout d’éviter toute mauvaise surprise pouvant compromettre vos chances de remporter le marché public convoité.