Organiser un séminaire d’entreprise, les règles de base

L’organisation d’un séminaire est une chose très importante au sein d’une entreprise. Généralement, cela a pour but de définir de nouvelles stratégies, des idées innovantes en vue d’une meilleure performance. Sa réussite est donc essentielle. Pour atteindre une telle finalité, il est indispensable de suivre un certain nombre de règles. Voici, quelques règles de base pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

Choisir le lieu adapté pour son séminaire d’entreprise

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La réussite d’un séminaire d’entreprise est conditionnée par choix du lieu. En effet, trouver une salle de réunion est un facteur déterminant en ce sens qu’un simple déplacement de l’ensemble d’une équipe vers un lieu nouveau et inconnu permet un éloignement psychologique de la routine du quotidien. Cela développe ainsi un esprit de créativité collectif favorable à un bon rendement. Cependant, vous devez faire attention au fait que le lieu du séminaire ne soit pas trop éloigné avec des conditions d’accès difficile. Il en résultera une perte de temps et d’énergie des participants. Cette situation peut créer l’inverse du but visé. L’espace dédié au séminaire doit être confortable sans être excessif.

Une salle bien équipée

La salle où se tiendra le séminaire doit être équipée des matériels nécessaires : projecteurs, paperboards, systèmes d’animation interactifs et autres.

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La disposition de la salle est aussi un élément important pour une meilleure productivité de votre équipe. Pour une fluidité des échanges entre les différents participants, il est conseillé que les chaises soient disposées autour de l’animateur en un cercle ou en un demi-cercle.

Bien sélectionner les participants

Le choix des personnes qui seront conviées à un séminaire est également important pour la réussite. Il ne sert à rien d’inviter un grand nombre de participants ; ce n’est pas un évènement festif. Le nombre de participants doit être compris entre 15 et 20. Cela suffit amplement. Tous les domaines d’activités doivent avoir un représentant afin de permettre un certain équilibre et cela en fonction de la portée stratégique et opérationnelle : vente, marketing, médicale, responsable RP et autres.

Cela vise à mettre en collaboration des experts certifiés, qui mettront à disposition toutes leurs connaissances sur le sujet du jour et des personnes dotées d’un esprit créatif qui sont capables d’apporter un autre regard sur cette question qui a déjà fait objet de débat interne.

Il est aussi vital de mettre à contribution des personnalités aux profils administratifs : contrôleurs de gestion, des responsables réglementaires qui n’expriment pas toujours leurs idées et points de vue.

Mettre les objectifs sous forme de questions

Pour que les participants apportent des réponses avisées sur les sujets abordés, il faut en amont leur poser les bonnes questions. En effet, cela leur permettra de mieux comprendre le pourquoi de leur présence et en quoi leur contribution est essentielle à l’entreprise. De ce fait, il faut poser des questions avec des formulations appropriées. Il s’agit de la partie stratégique dans la préparation du séminaire. Ainsi, elle requiert de l’exigence et de la rigueur. Si vous aviez un doute sur le fond ou la forme d’une question, n’hésitez pas à revoir votre copie afin d’optimiser au mieux la séance.

Planifier un programme adapté à l’objectif du séminaire

Une fois les questions établies, vous devez mettre en place un programme adapté à l’objectif du séminaire. Pour cela, il faut que chaque intervention soit préparée avec soin et s’intègre dans le déroulé général de l’événement. Vous devez parler afin d’éviter les désagréments tels que des retards ou des interruptions intempestives.

Lorsque vous planifiez votre programme, n’oubliez pas que vous devez tenir compte du rythme naturel des participants pendant la journée. Effectivement, leur attention et leur concentration peuvent diminuer au fil du temps si la durée des interventions est trop longue ou si elles sont trop nombreuses. Un bon conseil serait donc d’alterner les moments d’interventions orales avec des activités plus dynamiques telles que des ateliers pratiques ou même une pause détente.

En anticipant toutes ces contraintes logistiques avant le séminaire, vous êtes assuré(e) de pouvoir mener à bien tous vos programmes tout en garantissant une bonne interaction entre tous les participants.

Prévoir une logistique efficace pour le déroulement du séminaire

Une fois que vous avez préparé le programme, il faut travailler étroitement avec votre équipe organisatrice ainsi qu’avec les fournisseurs choisis. Assurez-vous que ces derniers ont bien compris vos besoins et exigences afin d’éliminer toute chance d’imprévu pendant l’événement.

N’oubliez pas que tous ces éléments doivent être réunis dans un document appelé « plan opérationnel ». Ce dernier doit contenir toutes les informations relatives aux différentes tâches à accomplir par chaque intervenant pendant le séminaire. Il sert aussi de référence pour vérifier si tout a été pris en charge avant le début du séminaire.

Donc, une bonne gestion logistique peut faire toute la différence entre un événement réussi et désastreux. En anticipant tous ces aspects pratiques dès maintenant, vous êtes sûr(e) de pouvoir offrir à vos invités une expérience inoubliable lors du prochain séminaire !