Productivité : tableau de répartition des tâches

En tant que gestionnaires, de nombreux professionnels sont confrontés à la tâche difficile de rendre la charge de travail similaire entre tous les membres d’une équipe. En plus de tenir compte des caractéristiques et des forces de chaque membre, les managers doivent évaluer les exigences du travail lui-même. Ils doivent également tenir compte des délais de livraison. De plus, il arrive souvent que tous les professionnels ne sachent pas comment résoudre les différents problèmes lors de l’exécution des tâches assignées. Heureusement, avec un tableau de répartition des tâches, tout cela devient facile à faire.

Tableau de répartition des tâches : Présentation

Le tableau de répartition du travail est un outil populaire de gestion de projet. Il s’agit d’un diagramme qui aide à décomposer les grands projets en parties plus petites. Celles-ci sont plus faciles à gérer. Il contient les résultats ou les produits du projet que vous êtes sur le point de terminer. Il s’agit d’une décomposition d’un projet axée sur les résultats.

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Ce tableau divise les résultats du projet en sous-résultats et en lots de travaux qui définissent le travail, la durée et les coûts des tâches à accomplir. Il a une structure hiérarchique. En règle générale, il est préférable d’avoir trois niveaux de décomposition dans ce tableau. Pour un projet plus complexe, un quatrième et un cinquième niveau peuvent être ajoutés.

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Comment créer un tableau de répartition des tâches ?

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour créer une structure de répartition du travail à partir de zéro.

Étape 1 : Réunissez votre équipe pour identifier les produits et sous-produits du projet. Cette équipe comprendra des chefs de projet et des experts en la matière.

Étape 2 : Rassemblez les documents nécessaires, tels que la charte du projet, l’énoncé du contenu du projet et le plan de gestion du contenu du projet.

Étape 3 : Identifiez les principaux résultats du projet. Ceux-ci doivent figurer au deuxième niveau de votre tableau. Les livrables clés seront essentielles à l’achèvement du projet et seront réalisés par des équipes distinctes. Cela signifie que la même équipe ne travaillera pas à la réalisation d’un autre livrable.

Étape 4 : Avec l’aide d’experts en la matière, décomposez les principaux produits livrables en tâches plus petites. Autrement dit, il convient de déterminer le travail requis pour réaliser chaque élément livrable.

Étape 5 : Créez un dictionnaire, c’est-à-dire un document qui comprend la définition et la portée des divers éléments de votre structure de répartition du travail. Le dictionnaire comprendra des informations telles que le nom et l’ID du lot de travaux. Il y a aussi la personne à qui il est attribué, la date d’échéance, le coût estimé, etc. Cela aidera l’équipe à mieux comprendre les lots de travaux.

Étape 6 : La structure de répartition du travail doit se concentrer sur les résultats ou les produits finaux et non sur les activités qui doivent être réalisées pour y arriver. Concentrez-vous sur le quoi et non sur le comment.

Avantages de la répartition des tâches sur la productivité

Surcharger un individu ou un groupe réduit considérablement la productivité de cet individu ou de ce groupe. Avec des exigences aussi élevées, les membres de l’équipe sont plus susceptibles de n’être productifs qu’une heure ou deux par jour. Avec le bon système de répartition de la charge, vous pouvez augmenter la productivité de tous les membres de votre équipe. Cela permet de s’assurer que chaque employé progresse le plus possible dans la tâche à accomplir. De plus, chaque employé le fait tout en conservant un niveau de productivité élevé.

Certaines tâches au sein d’un projet sont plus complexes que d’autres et prennent plus de temps à réaliser. Mais, pour que le projet réussisse, vous devez faire avancer le travail. Ainsi, les progrès ne s’arrêtent pas pendant que vous attendez que les autres employés terminent. Une bonne répartition du travail est la clé de la productivité. Elle vous permet d’attribuer plus de travail lorsqu’un employé termine une tâche. Ainsi, la majorité de l’équipe n’attend pas pour l’étape suivante parce que quelques personnes ont un élément plus compliqué à terminer.